اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم:
معرفی:
اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم یک نرمافزار جامع برای مدیریت وظایف و فرآیندهای اداری در سازمانها است. این سیستم با ارائه امکانات مختلف، به کارکنان کمک میکند تا وظایف خود را به طور موثرتر و سریعتر انجام
برخی از امکانات اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم:
مدیریت مکاتبات: ثبت و گردش نامهها، امضای الکترونیکی، بایگانی اسناد، تشخیص و استخراج اطلاعات
مدیریت کارتابل: دریافت و ارسال وظایف، پیگیری وظایف، تعریف و تنظیم وظایف، تاریخچه فعالیتها
مدیریت جلسات: برنامهریزی جلسات، دعوت به جلسه، حضور و غیاب، ثبت مصوبات
مدیریت ارتباط با مشتریان: ثبت درخواستها، پیگیری درخواستها، پاسخگویی به مشتریان، نظرسنجی از مشتریان
مدیریت منابع انسانی: حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مرخصیها، استخدام
سایر امکانات: تقویم و زمانبندی، یادآوری، گزارشگیری، پنل پیامکی، پورتال سازمانی
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم:
افزایش راندمان و بهرهوری: با خودکارسازی وظایف اداری، سرعت انجام کارها افزایش مییابد و کارکنان میتوانند زمان خود را به وظایف مهمتر اختصاص دهند.
کاهش هزینهها: با حذف کاغذبازی و نیاز به نیروی انسانی برای انجام وظایف اداری، هزینهها کاهش مییابد.
بهبود گردش اطلاعات: با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری همگام، اطلاعات به طور سریعتر و آسانتر بین کارکنان به اشتراک گذاشته میشود.
افزایش شفافیت و پاسخگویی: با ثبت و ضبط تمام فعالیتها در سیستم، شفافیت و پاسخگویی در سازمان افزایش مییابد.
بهبود رضایت کارکنان: با آسانتر شدن وظایف و کاهش حجم کار، رضایت کارکنان افزایش مییابد.
نکاتی در مورد اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم:
قیمت: قیمت این سیستم به تعداد کاربران و امکاناتی که انتخاب میکنید بستگی دارد.
پشتیبانی: همگام سیستم پشتیبانی فنی قوی ارائه میدهد و در صورت بروز مشکل، میتوانید از کمک آنها استفاده کنید.
آموزش: برای استفاده از این سیستم، نیاز به آموزش دارید. همگام سیستم آموزشهای مختلفی برای کاربران ارائه میدهد.
قیمت مناسب اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم:
قیمت اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله:
تعداد کاربران: قیمت سیستم با توجه به تعداد کاربرانی که از آن استفاده میکنند، افزایش مییابد.
امکانات: قیمت سیستم با توجه به امکاناتی که انتخاب میکنید، افزایش مییابد.
نوع پشتیبانی: نوع پشتیبانی که انتخاب میکنید (پشتیبانی آنلاین، تلفنی یا حضوری) بر قیمت سیستم تاثیر میگذارد.
با این حال، اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم در مقایسه با سایر سیستمهای اتوماسیون اداری موجود در بازار، قیمت مناسبی دارد. این سیستم با ارائه امکانات مختلف و پشتیبانی قوی،بالایی دارد.
راهکارهایی برای استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم با قیمت مناسب:
انتخاب امکانات مورد نیاز: فقط امکاناتی را انتخاب کنید که به آنها نیاز دارید. انتخاب امکانات اضافی، قیمت سیستم را افزایش میدهد.
استفاده از نسخههای پایه: نسخههای پایه اتوماسیون اداری همگام سیستم، قیمت مناسبتری دارند و برای سازمانهای کوچک و متوسط مناسب هستند.
استفاده از تخفیفها: همگام سیستم در مناسبتهای مختلف، تخفیفهای ویژه ارائه میدهد.
در اینجا چند نمونه از قیمت اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم برای تعداد کاربران مختلف ارائه میشود:
1 تا 5 کاربر: 4.700.000 تومان
6 تا 20 کاربر: 9.600.000 تومان
20 تا 50 کاربر:12.400.000 تومان
کار بر نا محدود : 18.100.000 تومان
همگام سیستم همچنین برای سازمانهای کوچک و متوسط، بستههای مقرون به صرفه ارائه میدهد.
جمعبندی:
اتوماسیون اداری تحت وب همگام سیستم یک نرمافزار جامع و قدرتمند برای مدیریت وظایف و فرآیندهای اداری در سازمانها است. این سیستم با ارائه امکانات مختلف، میتواند به سازمانها در افزایش راندمان و بهرهوری، کاهش هزینهها، بهبود گردش اطلاعات، افزایش شفافیت و پاسخگویی و بهبود رضایت کارکنان کمک کند.
ویژگی های بخش دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری
- ثبت شماره اندیکاتور،تصویر نامه و …
- امکان برقراری ارتباط با انواع اسکنر های FLAT و ADF
- امکان اسکن سیاه و سفید نامه ها
- امکان چاپ و یا ذخیره تصاویر اسکن شده
- تعریف و ثبت سازمانهای همکار،شرکتها،ادارات و اشخاص
- امکان ثبت نامه ها و پیوست ها ی نامه
- ارتباط سیستمی نامه های عطف و پیرو هرنامه و …
- تعریف چارت سلسله مراتبی پست های سازمانی در نرم افزار
- امکان پیوست انواع فایلPDF،WORD،Excel و … و ارتباط با نرم افزارهای مربوطه
- امکان مشخص نمودن تعداد نامه قابل نمایش در فرم.
- جستجوی سریع نامه بر اساس:موضوع،فرستنده،تاریخ ثبت،تاریخ نامه،شماره اندیکاتور و …
- قابلیت تعریف و ویرایش پارامترهای دبیرخانه مانند قانون شماره گذاری و ..
- صدور کد رهگیری برای هر نامه ثبت شده
- امکان درج QRCode با توضیحات انتخابی سازمان درون آن
قالب ها و ارتباط با نرم افزار WORD در نرم افزار اتوماسیون اداری
- امکان تایپ نامه در نرم افزار Microsoft Office 2010 به بالا
- امکان تعریف و ذخیره الگو های از قبل تعریف شده برای متن نامه ها
- امکان گزارش گیری های متنوع براساس تاریخ ثبت،فرستنده،گیرنده،شماره نامه و موضوع برای هر کاربر
- امکان تهیه پیش نویس با استفاده از ویرایشگر Word و انجام سایر مراحل اداری در زمانی دیگر
- امکان چاپ و یا ذخیره فایل نامه مبتنی بر Word به صورت های باسربرگ/بدون سربرگ،با امضا/بدون امضا و یا با هامش ها/بدون هامش ها
فکس مکانیزه(ارسال و دریافت فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری)
- امکان ارسال نامه از طریق فکس( بدون نیاز به ماشین فکس)
- امکان دریافت نامه از طریق فکس( بدون نیاز به ماشین فکس)
- امکان گزارش فکس های دریافتی
- امکان گزارش فکس های ارسالی
- امکان ثبت فکس دریافتی به صورت نامه وارده
موتور پست الکترونیک در اتوماسیون اداری
- امکان تعریف ایمیل سازمانی در نرم افزار
- امکان ایمیل نامه به همراه کلیه پیوست های آن از درون برنامه
- امکان گزارش ایمیل های دریافتی/ارسالی در کارتابل دبیرخانه
- امکان تعیین مجوز های امنیتی برای ارسال ایمیل
- امکان دریافت و ارسال نامه از طریق ECE
- امکاان ثبت نامه دریافت شده از طریق پروتکل ECE دبیرخانه
- تطابق با پروتکل های IMAP,POP3 برای دریافت نامه
- تطابق با پروتکل SMTP برای ارسال نامه
کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری
- امکان تعریف کارتابل برای مدیران،کارشناسان و کارمندان
- توزیع سریع نامه وارده میان کاربران سازمان
- امکان ارجاع همزمان نامه به چندین شخص یا واحد
- امکان تهیه پیش نویس به تعداد دلخواه و ورود آنها به چرخه مکاتبات در زمان دلخواه
- امکان ثبت نامه های داخلی و الصاق فایل و مدارک به آن به تعداد دلخواه
- امکان پاسخ سریع به نامه های داخلی و نیز نامه های ارجاع شده
- امکان مشاهده جزئیات نامه های ارجاع شده
- امکان مرتب نمودن نحوه نمایش نامه ها بر اساس تاریخ ثبت،تاریخ ارجاع،موضوع،شماره نامه و …
- امکان ارسال SMS به همراه نامه ارجاعی جهت اطلاع دقیق و سریع افراد
- امکان تعریف متصدی ارجاع برای مدیران به منظور سهولت انجام امور
- امکان تعریف پوشه های شخصی بایگانی اختصاصی کاربربه تعداد دلخواه
- امکان جستجوی درون کارتابلی به منظور جستجوی سریع و هدفمند
- امکان بازیافت نامه های حذف شده
- امکان پست الکترونیک نامه با تمام ضمائم آن بطور مستقیم از درون کارتابل
- امکان ارسال نامه برای فکس به دبیرخانه از درون کارتابل
گردش مدرک در نرم افزار اتوماسیون اداری
- نمایش کارتابل های وارده،ارجاعی،درخواست های ثبت صادره(پرسنل دبیرخانه)،پیش نویس ها،فکس های ارسالی/دریافتی،ایمیل های ارسالی/دریافتی و نمایش تعداد نامه در هرکارتابل
- امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع و گردش مدرک در سیستم مکاتبات به همراه هامش های متنی و صوتی روی نامه
- امکان نمایش سمت های فعال در سیستم
- امکان درج VOICE به عنوان هامش به نامه
- امکان مشاهده تصویر نامه های اسکن شده و WORD
- امکان هامش صوتی و متنی نامه ها در کارتابل الکترونیک بدون نیاز به باز نمودن آن
- امکان مشاهده شرح اقدامات صورت گرفته روی مدرک مانند امضا،چاپ،ویرایش و …
موتور تولید فرم نرم افزار اتوماسیون اداری
- امکان طراحی و تعریف فرمهای خاص سازمان مانند مرخصی،ماموریت،تردد،ارزشیابی و … بدون نیاز به کد نویسی
- امکان ذخیره فرمهای تعریف شده در دیتابیس برای استفاده های بعدی
- امکان وارد نمودن فرمهای تعریف شده به محض ایجاد به چرخه مکاتبات و استفاده کاربران از آنها
- امکان اتصال فرمها ی جدید به قالب های WORD از قبل تعریف شده
- بهره گیری فرمهای تازه تعریف شده از امکانات تعریف شده در کارتابل الکترونیک
- امکان ارجاع فرمها با کاربران ونیز رصد اقدامات انجام گرفته
- امکان گزارش گیری روی هر یک از فرمهای ایجاد شده
- امکان تعریف دسترسی ایجاد و نیز دسترسی مشاهده فرم به برای کاربران خاص
- امکان تعریف فرم های دارای چند امضا با قالب های گوناگون
قابلیت اخذ امضای دیجیتال توسط پدهای اسکن امضا
- امکان اخذ امضای دیجیتال ارباب رجوع توسط پدهای اسکن امضا
- امکان درج امضای کاربردراسناد سازمان
- امکان اخذ نوشته و دستخط از ارباب رجوع و مشتری و ثبت آن در قراردادها
لیست امکانات ویژه اتوماسون اداری همگام
- امکان مشاهده فایل های WORD،PDF،PowerPoint و … پیوست شده به مدرک و ارتباط با نرم افزار مربوطه
- امکان ارسال رونوشت ازمدرک به سایر اشخاص در سازمان
- امکان پاسخ سریع به نامه با استفاده از گزینه پاسخ سریع
- امکان جستجوی سریع نامه ها در هر یک از کارتابل ها
- امکان اضافه نمودن فایل های پیوست در هر یک از مراحل گردش نامه
- امکان درج هامش VOICE روی نامه
- امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و بالعکس
- امکان اخذ کارتابل و مشاهده و مرور همه کارتابل ها توسط ویژگی کارتابل آفلاین
- ثبت مستقیم نامه های وارده توسط ECE
- امکان تغییر رنگ و فرم پنجره ها در زمان های دلخواه برای جلوگیری از خستگی کاربر
- امکان ارسال تکی و گروهی SMS به پرسنل سازمان
- امکان کار با نرم افزار بدون نیاز به اتصال به سرور
- امکان ساخت سریع فرم های کاربردی خاص سازمان بدون نیاز به کد نویسی و ذخیره آن در دیتابیس برای استفاده مجدد