نرم افزار اتوماسیون اداری تحت ویندوز همگام یک نرم افزار کارآمد بوده که برای استفاده در داخل شرکت ها و سازمانها بسیار مناسب بوده می باشد.
اتوماسیون اداری تحت ویندوز، نرم افزاری است که به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای اداری خود را به صورت آفلاین و بر روی رایانههای ویندوزی مدیریت کنند.
این نوع نرم افزار، مزایای زیادی از جمله:
- امنیت: از آنجایی که اطلاعات بر روی رایانه های محلی ذخیره می شوند، امنیت بالاتری را نسبت به نوع تحت وب ارائه می دهد.
- قابلیت استفاده: برای کاربرانی که به استفاده از برنامه های ویندوزی عادت دارند، استفاده از این نوع نرم افزار آسان تر است.
- عدم نیاز به اتصال به اینترنت: می توان از این نوع نرم افزار در مکان هایی که اتصال به اینترنت محدود یا موجود نیست استفاده کرد.
- چابک و کارآمد حتی با حجم مکاتبات سنگین
- قیمت بسیار پایین در مقابل نرم افزار های مشابه
- سازگاری با انواع ویندوز و اسکنر های دبیرخانه
- قابلیت آرشیو حجم وسیعی از نامه ها و عکس های مرتبط
- قابلیت کار بر روی شبکه
- عدم محدودیت تعریف کاربر، سمت ، پست های سازمانی
- رصد و ردگیری اقدامات انجام گرفته روی نامه ها
- قابلیت ایجاد زونکن به تعداد نامحدود
- قابلیت اتصال به صندوق پست الکترونیک شرکت و ارسال و دریافت نامه ها از طریق ایمیل
- قابلیت ایجاد فرم های خاص سازمان از طریق موتور تولید فرم
- تعامل کامل با نرم افزار Microsoft Word و قابلیت استفاده از این ویرایشگر متن قدرتمند برای ایجاد و ویرایش نامه ها
- دارا بودن فرم های مرخص و ماموریت روزانه و ساعتی
- امکان گزارش گیری کارکرد اشخاص و دبیرخانه
- قابلیت ایجاد کارتابل های اشتراکی به منظور استفاده همه پرسنل سازمان
- قابلیت پشتیبان گیری سریع و راحت از بانک اطلاعاتی
- استفاده از تکنولوژی پیشرفته فشرده سازی فایل ها هنگام ذخیره سازی در دیتابیس
مدیریت نامه: ثبت، گردش و بایگانی نامههای داخلی، وارده و صادره. این امکان شامل قابلیتهایی مانند:
- ایجاد و ارسال نامههای الکترونیکی
- پیگیری نامه ها
- ضمیمه کردن اسناد به نامهها
- تعریف مسیرهای گردش نامه
- بایگانی نامهها در یک مخزن امن
مدیریت اسناد: ایجاد، اشتراک گذاری و بایگانی اسناد. این امکان شامل قابلیتهایی مانند:
- اسکن و آپلود اسناد
- ایجاد نسخههای مختلف از اسناد
- کنترل دسترسی به اسناد
- جستجوی پیشرفته در اسناد
- تعریف گردش کار برای اسناد
مدیریت وظایف: تعیین وظایف، پیگیری پیشرفت و گزارشدهی. این امکان شامل قابلیتهایی مانند:
- تعیین وظایف برای افراد یا گروهها
- تعیین اولویت و سررسید وظایف
- پیگیری پیشرفت وظایف
- دریافت گزارش از وضعیت وظایف
مدیریت فرآیند: خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار. این امکان شامل قابلیتهایی مانند:
- تعریف مراحل فرآیند
- تعیین افراد یا گروهها برای هر مرحله
- تنظیم قوانین برای انتقال بین مراحل
- گزارشدهی از وضعیت فرآیندها
گزارشدهی: ایجاد گزارشهای سفارشی در مورد دادههای اداری. این امکان شامل قابلیتهایی مانند:
- ایجاد گزارشهای از پیش تعریف شده یا سفارشی
- فیلتر کردن و مرتب سازی دادهها
- نمودار و جدول برای نمایش دادهها
- چاپ یا به اشتراک گذاری گزارشها
پورتال سازمانی: ایجاد یک پورتال برای دسترسی کارکنان به اطلاعات و خدمات. این امکان شامل قابلیتهایی مانند:
- نمایش اخبار و اطلاعیهها
- ارائه دسترسی به فرمها و درخواستها
- امکان اشتراک گذاری اطلاعات بین کارکنان
- ایجاد انجمنهای گفتگو